Literaturverwaltung mit Bookends – erste Schritte

Literaturverwaltung mit Bookends – erste Schritte

Eine Bibliothek anlegen

Wenn Bookends heruntergeladen, installiert* und gestartet wurde, dann wird der Benutzer entweder automatisch aufgefordert, eine neue Bibliothek anzulegen oder eine bestehende Bibliothek zu öffnen. Grundsätzlich sind zwei Arbeitsweisen denkbar: Man legt für jedes Projekt eine eigene Bibliothek an oder man verwendet eine gemeinsame Bibliothek für alle Projekte. Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn man in einem Fach arbeitet. Ich verwende die zweite Methode. Danach erhält man folgenden Bildschirm:

Einen Literatureintrag vornehmen

Nun geht es darum, einen Literatureintrag vorzunehmen. Im Beispiel soll es ein Buch sein. Der grüne Punkt mit dem Plus-Symbol führt zu folgender Maske:

Im rechten Bereich des Fensters erscheint eine Eingabemaske. Die Eingabefelder sind wohl weitgehend selbsterklärend. Zu den Namen von Autoren usw.: alle Wörter nach dem Komma erkennt Bookends als Vornamen. An dieser Stelle etwas zu den Begriffen: Jeder Eintrag in einem Literaturverzeichnis ist von einem bestimmten Typ (Book, Journal, Book Chapter,…), siehe grünen Kasten oben rechts. Diese Unterscheidung ist notwendig, weil jeder Eintrag eines bestimmten Typs etwas anders formatiert sein kann. Ich komme bisher mit drei Typen aus (Book, Journal, Book Chapter). Ich lasse mir ganz gern anzeigen, wie mein Eintrag denn später genau im Literaturverzeichnis aussehen soll. Dazu habe ich die Formatierungsanzeige aktiviert (View -> Formatted oder Apfel-E) und dort habe ich meinen Zitierstil ausgewählt, siehe grünen Kasten unten. Zu den Zitierstilen und wie man sie verändert später mehr.

 

Eine Fußnote in Word hinzufügen

Nun öffne ich meine Word-Datei und gehe an die Stelle im Text, an der ich eine Belegangabe in einer Fußnote einfügen will und füge eine Fußnote in Word ein. Nun ziehe ich per drag & drop die Literaturangabe aus der Listen-Ansicht des Bookends-Fensters in die Fußnote des Word-Dokuments und füge die Seitenangabe, durch Komma getrennt, an. Danach sollte es wie in dem folgenden Bild aussehen:

Natürlich müssen die Belegstellen nicht in Fußnoten angegeben werden, es geht auch z.B. in Klammern im Fließtext.

 

Fußnoten formatieren und Literaturverzeichnis erstellen

Der eigentliche Vorgang, die Fußnoten zu formatieren und das Literaturverzeichnis zu erstellen nennt sich „scannen“. Zwei Handgriffe unbedingt beachten: Die Schreibmarke/Cursor sollte nicht in einer Fußnote blinken, sondern im Fließtext (sonst werden die Fußnoten nicht formatiert). Jede Datei vor einem Scan-Vorgang speichern!! Rechts neben dem Wort Hilfe im Word-Menü sollte nun ein kleines Symbol zu sehen sein, das aussieht wie eine entrollte Papierrolle. Dort versteckt sich Script-Menü und dort wählen Sie das Script „Scan Document“. Es erscheint folgender Dialog

In diesem Dialog weisen Sie Bookends an, die Literatureinträge zu formatieren und danach ein Literaturverzeichnis zu erstellen. Er soll dabei im Beispiel das Format „Ph Th St Georgen“ verwenden oder ein anderes Format, das Sie an dieser Stelle auswählen können. Wenn Sie den Dialog mit „Ok“ bestätigen, beginnt der Scan-Vorgang. Wichtig: Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen, verschiedene Formate auswählen und Korrekturen am Text, an den Literatureinträgen in der Bookends-Datenbank oder neue oder korrigierte Formate verwenden. Genau das ist ja der Vorteil einer solchen Literaturverwaltungssoftware. Sie erhalten ein formatiertes Dokument:

Nun sollte Ihr Dokument korrekt formatiert sein. Sie können den Vorgang (bei einem Word- oder Mellel-Dokument) jederzeit wiederholen.

Sollte die Schriftart des Literaturverzeichnisses nicht passen, dann können Sie das leicht mit der Zuweisung einer passenden Formatvorlage in Word korrigieren. Ich habe z.B. eine Absatzformatvorlage „Literaturverzeichnis Eintrag“ angelegt. Wenn ich die Zuweise, passen alle Einstellungen. Auszeichnungen wie Kapitälchen, Fettschrift und Kursive werden übernommen bzw. beibehalten.

 

Eigene Formate erstellen

Bookends wird mit eine Vielzahl von Formaten ausgeliefert – trotzdem ist vielleicht keines dabei, das Ihren Anforderungen entspricht. Also müssen Sie sich eines neu schaffen oder ein vorhandenes anpassen. Mein Tipp: verändern Sie nicht ein vorhandenes Format, sondern kopieren Sie es und ändern Sie die Kopie. Die Detailinformationen finden Sie im ausgezeichneten Handbuch.

Sie können natürlich gern meine Formatvorlagen verwenden. Das sind keine professionellen Vorlagen, die alle möglichen Besonderheiten unterstützen. Vielleicht helfen Sie Ihnen jedoch, schon mal zu arbeiten bzw. ein Format für Ihre Bedürfnisse zu stricken. Entpacken Sie das Archiv unter ~/Library/Application Support/Bookends/Custom Formats. Wenn das Verzeichnis nicht existiert, dann legen Sie es an. Nach meiner Kenntnis können Sie diese Formate nur in der lizensierten Version von Bookends nutzen. Speichern Sie die Dateien in das Verzeichnis ~/Library/Application Support/Bookends/Formats, stehen sie Ihnen auch in der Testversion zur Verfügung. Sie werden aber ggf. bei einem Programm-Update überschrieben!

Alle Formate sehen Sie unter Biblio -> Formats Manager… Es gibt also viel mehr Formate, als Ihnen vermutlich bisher angezeigt wurden. Sie können Formate aktivieren, indem Sie einen Haken vor ihren Namen setzen und entsprechend auch Formate deaktivieren.

Bei den Formaten legen Sie fest, wie ein Literatureintrag formatiert wird (Primary Order). In Deutschland ist es üblich, die Belegstelle beim ersten Auftreten als Vollbeleg auszuführen. Das legen Sie auch hier fest. Außerdem legen Sie hier fest, wie eine Belegstelle bei allen weiteren Zitaten angegeben wird (Secondary Order).

Dieser Dialog ist für das Verständnis der Zusammenhänge fundamental. Hier legen Sie fest, wie Sie die Belegstelle später verwenden wollen: mit einer lfd. Nummer im fortlaufenden Text, als Autor & Jahr im fortlaufenden Text oder in der Fußnote (im Beispiel: Grunwaldt 2009) oder halt mit Vollbeleg und Kurzbeleg im benutzerdefinierten Format (Primary Order bzw. Secondary Order im Dialog zuvor). Wenn Sie die Nummern-Option oder die Autor & Jahr – Option gewählt haben, wirken sich die Formatierungen (Formatting Options) des vorherigen Dialogs nur im Literaturverzeichnis aus. Ein besonderer Trick: wenn Sie noch anders zitieren müssen, dann legen Sie ein neues Format für diesen Zitierstil an und definieren dort den Zitierstil für den fortlaufenden Text oder die Fußnoten und hier den Zitierstil für das Literaturverzeichnis und legen den Zusammenhang hier fest.

An dieser Stelle können Sie auch festlegen, wie Bookends mit aufeinanderfolgenden Zitaten umgehen soll (Ibidem-Regel).

Hier können Sie noch einige Detailangaben für das Literaturverzeichnis machen. Im Beispiel ist hier festgelegt, dass die Literaturliste nach Autor, Jahr und Titel sortiert werden soll. Das können Sie natürlich ändern.

 

Möglichkeiten und Grenzen

Der Markt für Software für den Apple Mac ist ein internationaler Markt, es gibt nur wenige, speziell für deutsche Verhältnisse programmierte Software. Das merkt man auch Bookends ganz deutlich an; viele deutsche Spezialitäten sind nicht oder nur unvollständig implementiert und wo es möglich wäre, fehlen aktive Anwender. Deshalb folgende Hinweise:

• Einige Fächer bzw. Fachbereiche an Universitäten verlangen Kapitälchen (alle Buchstaben Großbuchstaben, Anfangsbuchstaben etwas größer, der Rest etwas kleiner) für Autoren, einige schreiben Kapitälchen nur für die Nachnamen von Autoren und Herausgebern vor. Das unterstützt Bookends teilweise: Namen und Vornamen von Autoren und Herausgebern können komplett in Kapitälchen formatiert werden. In Word wird dann jedoch nicht die Formatfunktion genutzt, sondern es werden tatsächlich Großbuchstaben gesetzt.
• In Deutschland wird zwischen direkten und indirekten Zitaten unterschieden und in Fußnoten bei indirekten Zitaten das Wort „Vgl.“ vorangesetzt. Nun ist folgende Konstellation denkbar: es wird unmittelbar nacheinander aus demselben Werk zitiert und das Format ist so eingestellt, dass dann mit dem Hinweis „Ebd.“ oder „A.a.O.“ verwiesen wird. Dann müsste es in der Fußnote z.B. lauten: „Vgl. ebd., 45.“ oder „Vgl. a.a.O., 45.“ Das „Ebd.“ bzw. das „A.a.O.“ beginnt dann mit einem Kleinbuchstaben, Bookends setzt aber Großbuchstaben: „Vgl. Ebd., 45.“ bzw. „Vgl. A.a.O., 45“. (Ist im Format „ebd.“ und „a.a.O.“ eingestellt, entsteht das Problem umgekehrt: das indirekte Zitat ist korrekt und das direkte Zitat falsch.) Ich korrigiere den Fehler zum Schluss mit der Such-Funktion von Word: ersetze „Vgl. Ebd.“ durch „Vgl. ebd.“.
• Einige Anforderungen an Fußnoten sind sehr speziell: bei aufeinanderfolgenden Zitaten aus demselben Werk von derselben Seite kommt „ebd.“ ohne Seitenangabe, bei aufeinanderfolgenden Zitaten aus demselben Werk von unterschiedlichen Seiten erfolgt „a.a.O.“ mit Seitenangabe. Das kann Bookends nicht unterscheiden. Wer das dringend braucht, kann das nur durch nachträgliches Suchen und Ersetzen von „ebd., “ durch „a.a.O., “ als einen der letzten Bearbeitungsschritte erzielen.
• Auch Bookends erlaubt es, Datensätze aus dem OPAC von Bibliotheken automatisch zu übernehmen. Die Schnittstelle ist ja genormt und kann angepasst werden. Es existieren auch bereits Anpassungen an verschiedene Systeme (File -> Import-Filter Manager…). Diese Filtermanager werden offensichtlich unterschiedlich gut gepflegt und die Qualität der angelieferten Datensätze ist unterschiedlich. Wer das nutzen will, sollte Aufwand für die Implementierung einkalkulieren.
• Ein kleines Problem ist der Punkt am Ende eines Eintrags im Literaturverzeichnis. Das habe ich noch nicht gelöst und mache ich am Ende per Hand.
• Unterstützung des Arbeitsablaufes in einer Bibliothek: In Bookends gibt es benutzerdefinierte Felder. Eines davon habe ich „BibSigel“ genannt. Hier trage ich die Sigel für Titel aus einer Bibliothek ein, ggf. mit einem Kürzel für die Bibliothek. Außerdem habe ich mir ein Format für eine Bibliotheks-Liste geschaffen. In die Listansicht (Preferences -> Lists, Fields to display) habe ich dieses Feld aufgenommen. Nun kann ich bequem meine Bibliotheks-Arbeit organisieren.
• Ein großes Hilfsmittel sind die Label: Die lassen sich umbenennen (Preferences -> Lists) und mit Smart-Groups automatisch auswerten. So habe ich Label „Text besorgen“, „Später bearbeiten“, „Zitieren“, „nicht zitieren“ und „Unvollständig“. Mit Hilfe entsprechender SmartGroups werte ich die aus und organisiere meinen Arbeitsfluss. Zusammen mit den ausgefeilten Suchmöglichkeiten ergibt sich ein mächtiges Werkzeug.
• Auch PDF-Dateien lassen sich bequem organisieren: Literatureintrag vornehmen (ggf. mit speziellem Typ für alle oder einige PDF) und anhängen (z.B. per drag&drop auf das Attachment-Symbol). Die PDF werden angezeigt und per Doppelklick mit dem PDF-Viewer angezeigt, der im System eingestellt ist (Vorschau oder z.B. Skim). Markierungen und Anmerkungen werden dann mitgespeichert. Auf Wunsch organisiert Bookends auch die Speicherorte auf der Festplatte. Scans aus Büchern und Zeitschriften können nur bedingt markiert werden – das liegt aber nicht an Bookends.
• Noch nicht wirklich nutzen konnte ich die Funktion der Anmerkungen, die sich in Bookends zu Titeln anlegen lassen. Solche Anmerkungen können später kopiert und z.B. in ein Word-Dokument eingefügt werden. Leider werden entweder alle Formatierungen der Notiz aus Bookends nach Word übernommen oder keine.
• Schließlich können zu einer Literaturangabe auch Internet-Adressen angegeben werden, z.B. für Zitate aus Internet-Quellen. Die kann Bookends nicht nur wie jede andere Information verwalten, sondern auch in einem separaten Fenster ausgeben.

Insgesamt ist Bookends ein sehr mächtiges Werkzeug, das die praktische Arbeit bei der Erstellung wissenschaftlicher Texte nachhaltig unterstützt. Vom Leistungsumfang und vom Komfort (insbesondere für Anwender aus dem deutschsprachigen Raum) bleibt es deutlich z. B. hinter Citavi zurück. Der hervorragende Support des Herstellers und die kontinuierliche Weiterentwicklung seit vielen Jahren hat zu einem stabilen Werkzeug geführt, von dem ich hoffe, dass verbliebene kleinere „Macken“ beseitigt und neue Funktionen eingebaut werden.

Bei Fragen rund um Bookends wenden Sie sich an den Support des Herstellers (freundlich, kompetent und schnell). Natürlich können Sie mir gern eine Mail schreiben – wenn ich kann, helfe ich gern.

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* Hinweis zur Installation: Der Benutzer, der letztlich mit dem Programm arbeiten soll, braucht Schreibrechte im Programmverzeichnis im Ordner von Bookends. Wenn derjenige, der mit dem Mac arbeitet, ihn auch verwalten darf (das dürfte fast immer so sein), dann sind die Voraussetzungen gegeben. Ansonsten muss der Benutzer die Installation von Bookends vornehmen, der damit arbeiten soll. Beachten Sie im Bookends-Ordner die Handbücher und die Hinweise zur Installation der Unterstützung von Word.